Оформлення юридичної особи та відкриття банківських рахунків у Польщі для IT-бізнесу: що потрібно знати

Growth Factory
12 жовт.
Читати 3 хв

Продовжуємо серію матеріалів про юридичні, бухгалтерські та організаційні нюанси роботи аутсорсингових компаній у країнах ЄС.

Цього разу ми розглянемо особливості створення IT-бізнесу у Польщі, включаючи реєстрацію компанії, відкриття банківських рахунків, оподаткування та використання сучасних інструментів, таких як Chat GPT для фінансового контролю.

Реєстрація компанії в Польщі

Для IT-бізнесу у Польщі найпоширенішою формою юридичної особи є sp. z o.o. (аналог українського ТОВ). Ця форма оптимальна для іноземних підприємців, оскільки забезпечує обмежену відповідальність засновників і відносно просту процедуру реєстрації.

Реєстрація компанії можлива двома способами: з використанням електронного підпису або номера PESEL. В обох випадках потрібна особиста присутність засновників у Польщі. Ось деталі:

Реєстрація з електронним підписом:
- Необхідні документи: паспорти засновників.
- Потрібна особиста присутність двох або більше засновників.
- Електронний підпис (платний, видається на флешці, дійсний 6 місяців).
- Вартість оформлення підпису залежить від провайдера, зазвичай від 100 до 300 злотих.
Реєстрація з PESEL:
- Потрібно отримати номер PESEL (безкоштовно, видається безстроково).
- Необхідно оформити профіль EPUAP (електронна платформа для взаємодії з держорганами, також безкоштовна).
- Цей варіант популярний серед тих, хто планує довгострокову діяльність у Польщі.

Додаткові витрати включають:

Державний збір за реєстрацію — 365 злотих (станом на 2025 рік, сума може змінюватися).
Оренда юридичної адреси — від 700 злотих на рік (залежить від регіону та провайдера).
Нотаріальні послуги для підписання установчих документів — від 500 до 1000 злотих.

Процес підписання документів і їх подання до суду займає близько 2 годин. Після цього потрібно чекати 10–14 днів для внесення компанії до реєстру (KRS) та отримання паперових документів. На жаль, спрощеної системи реєстрації для IT-бізнесу чи українських підприємців у Польщі немає, але процес є відносно прозорим і швидким.

Управління IT-проєктами та організація бізнесу

Після реєстрації компанії важливо налагодити ефективне управління IT-проєктами. У Польщі багато компаній використовують гнучкі методології (Agile, Scrum) для координації команд, що особливо актуально для аутсорсингових IT-фірм.

Для українських підприємців, які планують відкриття компанії за кордоном, важливо врахувати культурні та організаційні особливості. Наприклад, польські компанії часто співпрацюють із розробниками у форматі B2B, що означає, що ваші співробітники також повинні будуть зареєструвати власні компанії (наприклад, jednoosobowa działalność gospodarcza) для укладання контрактів.

Для оптимізації бізнес-процесів багато компаній у Польщі долучаються до місцевих бізнес-інкубаторів та IT-спільнот. Такі організації надають консультації, доступ до мережі контактів і навіть фінансування, але частина прибутку може йти на їх утримання. Це варто врахувати під час складання фінансового плану.

Відкриття банківського рахунку

Відкриття банківського рахунку для юридичної особи в Польщі — швидкий процес, який займає від кількох годин до одного дня. Рахунок можна відкрити в будь-якій валюті (PLN, EUR, USD тощо), що зручно для міжнародного IT-бізнесу.

Необхідні документи та умови:

Особиста присутність двох засновників або президента компанії (обирається під час реєстрації).
Паспорти засновників або президента.
Оригінал і копія реєстраційних документів компанії (витяг із KRS, статут).
У деяких банках можуть вимагати бізнес-план або підтвердження діяльності компанії.

Після першого відкриття рахунку засновники можуть делегувати управління рахунком співробітнику за довіреністю. Польські банки, такі як PKO Bank Polski, Santander чи mBank, пропонують зручні онлайн-платформи для управління фінансами, що значно полегшує фінансовий контроль за допомогою сучасних технологій, таких як Chat GPT у фінансовому відділі для автоматизації звітності чи аналізу витрат.

Податки в Польщі

Польща пропонує відносно конкурентну систему оподаткування для IT-бізнесу, особливо для компаній із невеликим оборотом. Розглянемо основні аспекти:

Для фізичних осіб:

До 120 000 злотих на рік: податок 17% мінус 5100 злотих (неоподатковуваний мінімум).
Понад 120 000 злотих: 15 300 злотих + 32% від суми, що перевищує 120 000 злотих.
Для IT-фахівців доступна пільга IP Box, яка дозволяє зменшити оподатковувану базу до 5% при передачі авторських прав на програмне забезпечення.

Для юридичних осіб:

9% податок на прибуток для малих компаній із річним оборотом до 2 млн євро.
19% для всіх інших компаній.

Складання фінансового плану для компанії в Польщі має враховувати ці ставки, а також витрати на бухгалтерію (від 500 злотих на місяць залежно від обсягу операцій). Використання інструментів на кшталт Chat GPT у фінансовому відділі може значно спростити облік, прогнозування доходів і витрат, а також підготовку звітності.

Додаткові рекомендації

Юридична підтримка: для відкриття компанії за кордоном рекомендується звернутися до місцевих юридичних фірм, які спеціалізуються на IT-бізнесі. Вони допоможуть уникнути помилок під час реєстрації та налагодження процесів.
Бухгалтерія: польські компанії зобов’язані вести облік відповідно до місцевих стандартів. Використання автоматизованих рішень, таких як Chat GPT для фінансового контролю, може зменшити витрати на бухгалтера та мінімізувати помилки.
Мережа контактів: участь у місцевих IT-спільнотах (наприклад, Krakow IT Cluster) може допомогти знайти партнерів, клієнтів і навіть інвесторів.

Підсумуємо

Відкриття компанії за кордоном, зокрема в Польщі, — це перспективний крок для українських IT-підприємців. Реєстрація, відкриття банківського рахунку та налагодження управління IT-проєктами у Польщі є відносно простими, якщо чітко дотримуватися процедур. Водночас важливо заздалегідь скласти фінансовий план, врахувати податкові особливості та використовувати сучасні інструменти, такі як Chat GPT у фінансовому відділі, для оптимізації бізнес-процесів. Польща пропонує сприятливі умови для IT-бізнесу, але успіх залежить від ретельної підготовки та адаптації до місцевих вимог.